Agency marketing quản lý nhiều client cùng lúc — mỗi client cần email drip campaign, follow-up lead, nhắc nhở payment, gửi report hàng tuần. Nếu làm tay, bạn cần 1 nhân viên chỉ để gửi email và nhắn tin. Với automation, máy làm thay — chính xác 100%, 24/7.
10 Workflow Agency Cần Thiết Lập
1. Lead Nurturing (Nuôi Dưỡng Lead)
Trigger: Lead mới từ landing page / Facebook Lead Ads
```
Lead mới (từ Facebook Ads → landing page → form)
↓ (ngay lập tức)
📧 Email 1: Welcome + Tài liệu miễn phí
↓ (2 ngày)
📧 Email 2: Case study ngành tương tự
↓ (4 ngày)
📧 Email 3: So sánh giải pháp
↓ (7 ngày)
📧 Email 4: "Đặt lịch tư vấn miễn phí"
↓ (nếu không phản hồi sau 14 ngày)
⚡ Tạo task cho sale: "Gọi điện follow-up"
```
2. Welcome Client Mới
Trigger: Client ký hợp đồng (deal won trong CRM)
```
Deal "Won"
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Chào mừng client mới + Onboarding checklist
↓ (1 ngày)
⚡ Tạo workspace riêng cho client
↓ (2 ngày)
📧 Email: Hướng dẫn truy cập dashboard
↓ (7 ngày)
📧 Email: "Tuần đầu tiên — Mọi thứ ổn chứ?"
```
3. Appointment Reminder
Trigger: Meeting/cuộc hẹn được tạo
```
Meeting tạo
↓ (trước 24h)
📧 Email + 💬 Zalo: Nhắc lịch meeting
↓ (trước 1h)
💬 Zalo: "Meeting trong 1 giờ nữa — link Zoom: ..."
↓ (sau meeting)
📧 Email: Meeting notes + action items
```
4. Monthly Report Automation
Trigger: Ngày 1 mỗi tháng
```
Ngày 1 hàng tháng
↓
📊 Tự động generate report tháng trước
↓
📧 Gửi email cho client: "Report tháng X attached"
↓
⚡ Tạo task: "Review report với team"
```
5. Abandoned Cart Recovery (E-commerce Client)
Trigger: Khách thêm vào giỏ hàng nhưng không thanh toán
```
Giỏ hàng bị bỏ (30 phút)
↓
📧 Email: "Bạn quên gì trong giỏ hàng?"
↓ (nếu không mua sau 4 giờ)
📧 Email: "Ưu đãi 10% — Hoàn tất đơn hàng ngay"
↓ (nếu không mua sau 24 giờ)
💬 Zalo: "Sản phẩm X sắp hết hàng!"
```
6. Social Media Content Calendar
Trigger: Lịch đăng bài hàng tuần
```
Mỗi thứ 2, 4, 6
↓
🤖 AI tạo draft content
↓
⚡ Tạo task: "Review & approve content"
↓ (khi approved)
📱 Tự động đăng bài lên Facebook + Instagram
```
7. Customer Feedback Collection
Trigger: Sau khi hoàn thành dịch vụ / dự án
```
Dự án hoàn thành
↓ (sau 2 ngày)
📧 Email: "Đánh giá dịch vụ của chúng tôi" + Survey link
↓ (nếu đánh giá > 4 sao)
📧 Email: "Cảm ơn! Mời viết review trên Google"
↓ (nếu đánh giá < 3 sao)
⚡ Alert: Thông báo cho manager xử lý
```
8. Invoice Reminder (Nhắc Thanh Toán)
Trigger: Hóa đơn tạo / đến hạn
```
Hóa đơn tạo
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Gửi hóa đơn cho client
↓ (trước 3 ngày đến hạn)
📧 Email: "Nhắc nhở: Hóa đơn #X đến hạn ngày Y"
↓ (ngày đến hạn, nếu chưa thanh toán)
💬 Zalo: "Hóa đơn #X đã đến hạn — Vui lòng thanh toán"
↓ (quá hạn 7 ngày)
⚡ Alert: Thông báo cho account manager
```
9. Upsell / Cross-sell
Trigger: Client hoàn thành dự án + kết quả tốt
```
Dự án hoàn thành + KPI đạt
↓ (sau 7 ngày)
📧 Email: "Kết quả tuyệt vời! Muốn scale up?"
↓ (gợi ý)
📧 Email: Gói dịch vụ nâng cao / dịch vụ bổ sung
↓ (nếu quan tâm)
⚡ Tạo deal mới trong CRM
```
10. Win-Back (Khôi Phục Client Cũ)
Trigger: Client hết hợp đồng > 30 ngày
```
Hợp đồng hết hạn > 30 ngày
↓
📧 Email: "Chúng tôi có gì mới — cập nhật cho bạn"
↓ (7 ngày)
📧 Email: Offer đặc biệt cho "client quay lại"
↓ (14 ngày, nếu không phản hồi)
⚡ Tạo task: "Account manager gọi điện"
```
Cách Thiết Lập Trên GTG CRM
GTG CRM Automation Builder cho phép tạo workflow bằng visual editor:
- Chọn Trigger: Contact mới, Deal thay đổi, Thời gian, Custom event
- Kéo thả Actions: Send Email, Send Zalo, Wait, If/Then, Create Task
- Cá nhân hóa: Dùng merge tags ({tên}, {công_ty}, {sản_phẩm})
- Test: Chạy thử với 1 contact
- Bật: Workflow hoạt động 24/7
Gói Đề Xuất Cho Agency
| Gói | Giá | Số workflow | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Cơ Bản | 199,000đ/tháng | 3 workflows | Freelancer |
| Khởi Đầu | 449,000đ/tháng | 10 workflows | Agency nhỏ |
| Tăng Trưởng | 639,000đ/tháng | Unlimited | Agency trung bình |
| Chuyên Nghiệp | 1,029,000đ/tháng | Unlimited + nâng cao | Agency lớn |
Kết luận
Automation giúp agency giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công như gửi email, nhắc lịch hay follow-up khách hàng. Khi các workflow được thiết lập đúng, nhiều quy trình marketing và chăm sóc khách hàng có thể vận hành tự động 24/7. Với GTG CRM, agency có thể xây dựng các workflow này ngay trong một hệ thống duy nhất, giúp quản lý leads, khách hàng và chiến dịch hiệu quả hơn mà không cần thêm nhiều công cụ rời rạc.
Bắt Đầu Miễn Phí
36,888 credits → thiết lập 3 workflow đầu tiên → xem kết quả trong tuần đầu.
