Case Study: Chị Lan Anh - Từ Bối Rối Quản Lý Đa Kênh Đến Bán Hàng Hiệu Quả Với GTG CRM

Trong vài năm gần đây, bán hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử đã trở thành xu hướng phổ biến. Thay vì chỉ bán trên một nền tảng, nhiều chủ shop mở rộng sang Shopee, Lazada và TikTok Shop để tiếp cận nhiều khách hàng hơn.

Chị Lan Anh, 35 tuổi, là một trong số đó. Chị kinh doanh thời trang nữ online đã gần 3 năm và hiện bán sản phẩm trên cả ba sàn. Nhờ tận dụng tốt traffic từ các nền tảng, cửa hàng của chị có doanh thu ổn định và lượng khách quay lại khá cao.

Tuy nhiên, khi đơn hàng bắt đầu tăng lên, việc bán hàng đa kênh cũng mang đến những vấn đề mà trước đó chị chưa từng nghĩ tới.

Khi đơn hàng tăng, việc quản lý bắt đầu trở nên rối rắm

Mỗi ngày chị Lan Anh phải xử lý khoảng 40–60 đơn hàng từ ba sàn khác nhau. Công việc tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại khá phức tạp.

Mỗi buổi sáng, việc đầu tiên chị phải làm là mở lần lượt các hệ thống quản lý của từng sàn:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Chị phải kiểm tra xem có đơn mới hay không, in vận đơn, đối chiếu thông tin sản phẩm và xác nhận đơn hàng.

Việc chuyển qua lại giữa nhiều hệ thống khiến chị mất khá nhiều thời gian. Đôi khi chỉ riêng việc kiểm tra đơn hàng cũng đã tốn hàng giờ mỗi ngày.

Người bán đa kênh thường phải kiểm tra đơn hàng trên nhiều nền tảng khác nhau

Tồn kho đa kênh: painpoint lớn của người bán hàng online

Khó khăn lớn nhất của chị Lan Anh không nằm ở việc có đơn, mà nằm ở quản lý tồn kho khi bán trên nhiều sàn.

Cửa hàng của chị có khoảng 50 mẫu quần áo, mỗi mẫu lại có nhiều size và màu khác nhau. Tổng số SKU thực tế lên đến hàng trăm biến thể.

Vấn đề là mỗi sàn thương mại điện tử quản lý tồn kho độc lập với nhau.

Ví dụ thực tế:

Kho thực tế của chị còn 50 sản phẩm, nhưng trên các sàn lại hiển thị:

• Shopee: 30 sản phẩm
• Lazada: 30 sản phẩm
• TikTok Shop: 30 sản phẩm

Nếu sản phẩm bán chạy cùng lúc trên nhiều sàn, tổng số đơn có thể vượt quá số lượng tồn kho thật trong kho.

Khi đó, chị buộc phải:

• Hủy đơn
• Liên hệ khách đổi sản phẩm
• Xin lỗi vì hết hàng

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến điểm đánh giá của shop và trải nghiệm khách hàng.

Nhân viên kho cũng gặp khó khăn khi xử lý đơn

Khi số lượng đơn tăng, chị Lan Anh thuê thêm nhân viên kho để hỗ trợ đóng gói và chuẩn bị hàng.

Tuy nhiên, vì đơn hàng nằm trên nhiều sàn khác nhau nên việc chuẩn bị hàng cũng trở nên rối rắm. Nhân viên thường xuyên phải hỏi:

• Đơn này của sàn nào?
• Mã đơn ở đâu?
• Sản phẩm cần lấy trong kho là gì?

Chỉ riêng việc đối chiếu đơn hàng với sản phẩm trong kho cũng mất khá nhiều thời gian.

Trong những ngày cao điểm, sai sót trong khâu đóng gói hoặc chuẩn bị hàng cũng dễ xảy ra hơn.

Khi quy định thuế thay đổi, việc xuất hóa đơn càng trở nên phức tạp

Ngoài vấn đề đơn hàng và tồn kho, chị Lan Anh còn phải đối mặt với yêu cầu về xuất hóa đơn điện tử khi khách cần hóa đơn VAT.

Trước đây, mỗi khi khách yêu cầu hóa đơn, chị phải:

1. Mở lại thông tin đơn hàng trên sàn
2. Nhập dữ liệu vào phần mềm hóa đơn điện tử
3. Kiểm tra lại sản phẩm và số lượng

Quy trình này không quá phức tạp, nhưng khi số lượng đơn tăng lên, việc nhập liệu thủ công dễ gây nhầm lẫn và mất nhiều thời gian.

Chị nhận ra rằng nếu muốn tiếp tục mở rộng kinh doanh, mình cần một hệ thống giúp kết nối tất cả các khâu bán hàng lại với nhau.

GTG CRM – giải pháp giúp tập trung toàn bộ hoạt động bán hàng

Sau khi tìm hiểu nhiều công cụ quản lý bán hàng đa kênh, chị Lan Anh quyết định thử sử dụng GTG CRM.

Điểm khiến chị chú ý là hệ thống này không chỉ quản lý đơn hàng, mà còn kết nối kho hàng, sản phẩm và hóa đơn trong cùng một nền tảng.

Tạo kho hàng trong hệ thống

Việc đầu tiên chị làm là tạo kho hàng trong GTG CRM.

Chị nhập các thông tin cơ bản như:

• Tên kho
• Địa chỉ kho
• Người phụ trách kho

Nhờ vậy, toàn bộ hoạt động nhập và xuất kho sau này đều được ghi nhận trong hệ thống.

Tạo sản phẩm và mã SKU

Tiếp theo, chị nhập toàn bộ sản phẩm vào Trung Tâm Sản Phẩm.

Mỗi sản phẩm được gắn một mã SKU riêng, ví dụ:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Nhờ mã SKU, hệ thống có thể nhận diện cùng một sản phẩm dù được bán trên nhiều sàn khác nhau.

Điều này giúp việc quản lý tồn kho chính xác hơn.

Kết nối các sàn Shopee, Lazada và TikTok Shop

Sau khi thiết lập kho và sản phẩm, chị kết nối GTG CRM với tài khoản bán hàng trên các sàn.

Khi kết nối hoàn tất, chỉ cần nhấn nút "đồng bộ", đơn hàng từ:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

đều được đồng bộ về một giao diện duy nhất.

Đơn hàng được tổng hợp về một nơi duy nhất

Quy trình xử lý đơn hàng trở nên đơn giản hơn

Sau khi sử dụng GTG CRM, quy trình bán hàng của chị Lan Anh thay đổi rõ rệt.

Quy trình mới:

1. Đơn hàng xuất hiện trong dashboard GTG CRM
2. Chị chuyển trạng thái đơn sang chờ lấy hàng
3. Hệ thống tạo phiếu xuất kho
4. Nhân viên kho chuẩn bị sản phẩm theo phiếu

Nhờ vậy, nhân viên kho không cần kiểm tra từng sàn nữa, mà chỉ cần làm việc trên một giao diện duy nhất.

Hóa đơn điện tử được tạo tự động

Một tính năng khác giúp chị Lan Anh tiết kiệm thời gian là tự động tạo hóa đơn điện tử.

Chị chỉ cần thiết lập một lần trong phần cài đặt:

• Thời điểm tạo hóa đơn
• Trạng thái hóa đơn
• Mẫu hóa đơn mặc định

Sau khi đơn hàng được xác nhận xuất kho, hệ thống sẽ tạo hóa đơn tương ứng.

Nếu đơn hàng thay đổi số lượng sản phẩm, GTG CRM cũng hỗ trợ hóa đơn điều chỉnh tự động, giúp việc kê khai thuế chính xác hơn.

Hiệu quả sau 6 tháng sử dụng GTG CRM

Sau khoảng nửa năm sử dụng hệ thống, chị Lan Anh nhận thấy nhiều thay đổi rõ rệt:

Tiết kiệm thời gian

Trước đây chị phải dành nhiều giờ mỗi ngày để kiểm tra đơn hàng trên từng sàn. Hiện tại, mọi thứ được tập trung trên một dashboard duy nhất.

Tiết kiệm: 3–4 giờ làm việc mỗi ngày

Quản lý tồn kho chính xác

Việc quản lý tồn kho trở nên chính xác hơn. Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn sau mỗi đơn hàng, giúp giảm đáng kể tình trạng bán vượt số lượng.

Tỷ lệ hủy đơn giảm: từ 8% xuống còn 2%

Cải thiện đánh giá

Điểm đánh giá trên các sàn cũng được cải thiện nhờ giảm tình trạng hủy đơn và giao hàng chính xác hơn.

Nhân viên làm việc hiệu quả hơn

Nhân viên kho của chị cũng làm việc hiệu quả hơn vì không cần đối chiếu đơn hàng thủ công như trước.

Kết luận

Câu chuyện của chị Lan Anh là ví dụ điển hình cho những thách thức mà nhiều người bán hàng đa kênh đang gặp phải.

Khi đơn hàng còn ít, việc quản lý thủ công có thể vẫn kiểm soát được. Nhưng khi số lượng đơn tăng và bán trên nhiều nền tảng cùng lúc, việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung sẽ khiến hoạt động kinh doanh trở nên rối rắm.

Nhờ vậy, người bán có thể vận hành cửa hàng hiệu quả hơn và tập trung vào việc phát triển kinh doanh thay vì xử lý các công việc thủ công.