1. Truy cập CRM
Bước 1: Đăng nhập GTG CRM
Đăng nhập vào tài khoản GTG CRM của bạn.
Bước 2: Mở menu Liên hệ
Từ thanh menu bên trái, click chọn "Liên hệ".
Giao diện chính
Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các liên hệ (khách hàng) trong hệ thống.
2. Xem danh sách Liên hệ
Thông tin hiển thị
Danh sách liên hệ hiển thị các cột thông tin:
Thông tinMô tả
TênTên khách hàng EmailĐịa chỉ email Số điện thoạiSĐT liên hệ Quốc giaQuốc gia của khách Trạng tháiNew, In Progress, Converted... NguồnFacebook, Zalo, Landing Page... Người phụ tráchNhân viên đang phụ trách
Nguồn dữ liệu tự động
Liên hệ được tự động đổ về CRM từ:
- Facebook Messenger - Khách nhắn tin Fanpage
- Gmail - Khách gửi email
- Landing Page - Khách điền form, nhắn qua Live Chat
3. Tạo Liên hệ mới
Khi nào cần tạo thủ công?
Khi có khách hàng từ nguồn mà GTG CRM chưa tự động lấy được (gọi điện, gặp trực tiếp...).
Bước 1: Click "Tạo liên hệ"
Bấm nút "Tạo liên hệ" ở góc phải màn hình.
Bước 2: Nhập thông tin
Điền các thông tin khách hàng:
- Họ và Tên (bắt buộc)
- Email (bắt buộc)
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Quốc gia
- Ghi chú
Mẹo: Nhập càng chi tiết, sau này càng dễ quản lý!
Bước 3: Lưu liên hệ
Click "Lưu" để thêm liên hệ vào danh sách.
4. Import dữ liệu từ CSV
Khi nào cần Import?
Khi bạn đã có sẵn file dữ liệu khách hàng (từ Excel, hệ thống cũ...).
Bước 1: Chuẩn bị file CSV
File CSV phải có đúng định dạng với các cột:
Cột bắt buộcMô tả
emailĐịa chỉ email firstNameTên lastNameHọ phoneSố điện thoại addressĐịa chỉ
Bước 2: Click "Nhập dữ liệu"
Bấm nút "Nhập dữ liệu" trên thanh công cụ.
Bước 3: Chọn file CSV
Click "Chọn tập tin" và chọn file CSV đã chuẩn bị.
Bước 4: Xác nhận Import
Kiểm tra dữ liệu và bấm "Nhập" để hoàn tất.
Lưu ý: Cột email là BẮT BUỘC phải có trong file CSV.
5. Tùy chỉnh Cột hiển thị
Bước 1: Mở cài đặt cột
Click "Chỉnh sửa cột" trên thanh công cụ.
Bước 2: Thêm cột mới
Chọn các cột bạn muốn hiển thị:
- Tick vào cột muốn hiển thị
- Bỏ tick cột không cần
Bước 3: Lưu cài đặt
Click "Lưu" để áp dụng thay đổi.
6. Sử dụng Bộ lọc
6.1 Lọc theo Ngày
Xem khách hàng theo khoảng thời gian:
- Hôm nay - Khách hàng mới hôm nay
- Hôm qua - Khách hàng hôm qua
- 7 ngày gần đây
- Tháng này
- Tùy chỉnh - Chọn khoảng thời gian
6.2 Lọc theo Trạng thái
Lọc theo trạng thái của liên hệ:
- New - Khách mới
- In Progress - Đang xử lý
- Converted - Đã chuyển đổi
- Lost - Mất khách
6.3 Bộ lọc Nâng cao
Tìm kiếm theo nhiều tiêu chí:
Bước 1: Click "Bộ lọc nâng cao"
Bước 2: Chọn trường cần lọc (Address, Product, Source...)
Bước 3: Nhập giá trị cần tìm
Ví dụ: Tìm khách ở Quận 5
- Chọn: Address
- Nhập: Quận 5
6.4 Kết hợp nhiều bộ lọc
Có thể thêm nhiều điều kiện lọc:
- Địa chỉ = Quận 5 VÀ
- Sản phẩm đã mua = Áo
7. Chỉnh sửa Liên hệ
Click vào tên liên hệ để mở trang chi tiết:
Tại đây có thể chỉnh sửa:
- Thông tin cá nhân
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Ghi chú
- Trạng thái
8. Phân công Người phụ trách
Mục đích
Giao khách hàng cho nhân viên phụ trách để:
- Phân chia công việc rõ ràng
- Theo dõi hiệu suất
- Tránh trùng lặp chăm sóc
Bước 1: Mở chi tiết Liên hệ
Click vào liên hệ cần phân công.
Bước 2: Chọn Người phụ trách
Tại mục "Người phụ trách", click để chọn nhân viên:
Bước 3: Chuyển đổi Người phụ trách
Nếu cần chuyển cho người khác:
- Click vào tên người phụ trách hiện tại
- Chọn người mới từ danh sách
- Lưu thay đổi
Quản lý Liên hệ Doanh nghiệp
Phân loại tự động
Liên hệ có email domain công ty sẽ tự động được phân loại vào "Doanh nghiệp":
- abc@fpt.com.vn → Doanh nghiệp
- xyz@gtgcrm.com → Doanh nghiệp
- user@gmail.com → Cá nhân
Truy cập
Click menu "Doanh nghiệp" trong sidebar để xem danh sách B2B.
9. Tab Phân tích (Contact & Company Analytics)
Ngay trên Danh bạ và Công ty nay có tab Phân tích với dashboard dựng sẵn phía máy chủ — không cần xuất Excel.
- Mở Liên hệ (hoặc Doanh nghiệp) và chọn tab Phân tích.
- Xem các biểu đồ: tăng trưởng theo thời gian, phân bổ theo Nguồn ("Nguồn"), theo trạng thái/người phụ trách; và drill-down theo deal.
- Hệ thống cũng làm sạch dữ liệu (trùng/thiếu) để số liệu đáng tin hơn.
✅ Kết quả mong đợi: Tab Phân tích hiển thị dashboard số liệu khách hàng/công ty theo thời gian thực; bấm vào một mảng để drill-down chi tiết.
10. Tab Hoạt động 360° (Activity 360)
Mỗi liên hệ/công ty có tab Hoạt động hiển thị mọi diễn biến liên quan trên một dòng thời gian.
- Mở một liên hệ/công ty, chọn tab Hoạt động.
- Xem dòng thời gian: gọi, email, deal, đơn hàng… (với công ty, còn cuộn gộp hoạt động của các liên hệ/deal/đơn hàng thuộc công ty đó).
- Ở cấp danh sách, mở tab Hoạt động của toàn bộ liên hệ/công ty để xem feed chung, lọc theo người/loại/ngày.
✅ Kết quả mong đợi: Dòng thời gian dễ đọc với các cột đã được thiết kế lại; feed cấp danh sách lọc được và tuân theo phạm vi workspace.
11. Tổng quan Phân tích Hoạt động
Khu Phân tích hoạt động cho cái nhìn tổng quan năng suất tương tác.
- Vào CRM → Phân tích hoạt động.
- Xem: xu hướng KPI, điểm nổi bật (highlights), nút chuyển đổi thành phần (composition), bản đồ nhiệt ngày × giờ, deep-link tới các bản ghi bận rộn nhất, và bảng xếp hạng theo người thực hiện (actor).
✅ Kết quả mong đợi: Trang tổng quan hiển thị xu hướng, điểm nổi bật, heatmap ngày×giờ và bảng xếp hạng; bấm vào để đi tới bản ghi liên quan.
Mẹo sử dụng
Nên làm
- Nhập đầy đủ thông tin - Dễ tìm kiếm và quản lý
- Cập nhật trạng thái - Biết khách đang ở giai đoạn nào
- Ghi chú đầy đủ - Note lại các thông tin quan trọng
- Phân công rõ ràng - Mỗi khách có 1 người phụ trách
- Dùng bộ lọc - Tìm nhóm khách hàng nhanh chóng
Không nên
- Bỏ trống email - Email là trường bắt buộc để định danh
- Nhập trùng lặp - Kiểm tra trước khi tạo mới
- Không cập nhật - Thông tin cũ sẽ không chính xác
Tổng kết
CRM trong GTG CRM giúp bạn:
- Thu thập khách hàng tự động từ mọi kênh
- Tạo và import liên hệ dễ dàng
- Tùy chỉnh cột hiển thị linh hoạt
- Tìm kiếm với bộ lọc nâng cao
- Chỉnh sửa thông tin nhanh chóng
- Phân công người phụ trách rõ ràng
Lưu ý: Đảm bảo đã kết nối các kênh (Facebook, Zalo, Email) trong phần Cài đặt để CRM tự động đồng bộ liên hệ.
