Hướng Dẫn Sử Dụng: Đối Soát Ngân Hàng Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Nạp sao kê ngân hàng → phân loại từng giao dịch vào đúng tài khoản kế toán → tạo quy tắc để lần sau tự khớp và tự gợi ý → xem bảng đối soát và xuất báo cáo → bật tự hạch toán bút toán cân đối. Kết quả: tiền trong ngân hàng khớp với sổ sách và hoá đơn, đóng sổ trong vài phút thay vì cả buổi.

Chưa nắm tổng quan? Xem trước bài Đối Soát Ngân Hàng để hiểu tính năng làm được gì.

Chuẩn bị trước

#	Điều kiện	Vì sao cần
1	Đăng nhập GTG CRM, được cấp quyền đối soát giao dịch ngân hàng và quyền xem chứng từ thanh toán.	Chỉ người có quyền mới phân loại/ghi sổ giao dịch ngân hàng.
2	Đã thiết lập Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) trong Kế toán.	Để phân loại giao dịch và sinh bút toán cân đối.
3	Có dữ liệu sao kê: kết nối tài khoản ngân hàng hoặc nạp file sao kê.	Đối soát cần danh sách giao dịch làm đầu vào.

Bước 1 — Mở không gian đối soát và nạp sao kê

1. Vào Kế toán ▸ Đối soát ngân hàng.
2. Chọn tài khoản ngân hàng cần đối soát; nạp sao kê (kết nối tài khoản hoặc tải file) và chọn khoảng thời gian.

✅ Kết quả mong đợi: Danh sách giao dịch của kỳ hiện ra, mỗi dòng có cột phân loại và trạng thái khớp (chưa khớp/đã khớp).

Bước 2 — Phân loại một giao dịch vào đúng tài khoản

1. Chọn một giao dịch chưa khớp.
2. Chọn loại nghiệp vụ (doanh thu / phí / chuyển khoản nội bộ / tiền mặt–ngân hàng / COD…) và tài khoản kế toán tương ứng; nếu là tiền khách trả, liên kết với hoá đơn phù hợp.
3. Lưu.

✅ Kết quả mong đợi: Giao dịch chuyển sang trạng thái "đã khớp", gắn với tài khoản (và hoá đơn nếu có). Nếu đã bật ghi sổ, một bút toán cân đối được tạo cho giao dịch này.

Bước 3 — Tạo quy tắc khớp để lần sau tự động

1. Từ một giao dịch, chọn Tạo quy tắc (hoặc vào mục Quy tắc đối soát).
2. Đặt điều kiện (nội dung/đối tác/số tiền) và loại + tài khoản sẽ gán.
3. Lưu — quy tắc bật hoạt động ngay.

✅ Kết quả mong đợi: Các giao dịch tương lai khớp điều kiện được tự động phân loại; quy tắc mới ở trạng thái đang áp dụng.

Bước 4 — Để quy tắc tự gợi ý cho các giao dịch tương tự

1. Nạp sao kê của kỳ tiếp theo (hoặc thêm giao dịch mới).
2. Các giao dịch khớp điều kiện của quy tắc đã tạo ở Bước 3 được tự động gợi ý phân loại; bạn xem và duyệt để áp dụng hàng loạt.

✅ Kết quả mong đợi: Những giao dịch giống các lần trước được gợi ý sẵn cách phân loại; bạn chỉ việc duyệt thay vì làm lại từ đầu.

ℹ️ Khớp và gợi ý bằng quy tắc là miễn phí. Sắp có: trợ lý AI đề xuất cách giải thích cho những giao dịch hoàn toàn mới.

Bước 5 — Xem bảng đối soát và xuất báo cáo

1. Mở tab Tổng quan/Báo cáo đối soát.
2. Xem số đã khớp, còn tồn, chênh lệch; xuất báo cáo để lưu hồ sơ.

✅ Kết quả mong đợi: Bảng tổng quan hiển thị tỷ lệ khớp và các mục còn tồn; báo cáo xuất ra đầy đủ để giải trình.

Bước 6 — Bật tự hạch toán bút toán cân đối (tuỳ chọn)

1. Trong cài đặt tài khoản, bật tuỳ chọn Ghi vào sổ (Post to ledger).
2. Từ đó, các giao dịch đã phân loại (phân loại/chuyển khoản/tiền mặt–ngân hàng/COD) tự sinh bút toán cân đối. Gỡ liên kết một giao dịch sẽ đảo lại bút toán.

✅ Kết quả mong đợi: Mỗi giao dịch đã đối soát tạo một bút toán cân đối trong sổ cái; hủy khớp thì có bút toán đảo tương ứng.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Thao tác	Kết quả bạn sẽ thấy
Nạp sao kê	Danh sách giao dịch + trạng thái khớp
Phân loại giao dịch	Chuyển "đã khớp", gắn tài khoản/hoá đơn
Tạo quy tắc	Giao dịch tương tự tự phân loại về sau
Quy tắc tự gợi ý + duyệt	Giao dịch tương tự được gợi ý phân loại, duyệt hàng loạt
Xem báo cáo	Số khớp/tồn/chênh lệch; báo cáo xuất được
Bật ghi sổ	Bút toán cân đối tự tạo; hủy khớp → bút toán đảo

Lưu ý

• Bút toán cân đối cần Hệ thống tài khoản đã thiết lập trong Kế toán.
• Mọi gợi ý luôn cần bạn duyệt trước khi áp dụng — bạn là người quyết định cuối. (Gợi ý giải thích bằng AI cho các dòng hoàn toàn mới sẽ sớm được bổ sung.)
• Đối soát COD: khi đơn vị vận chuyển/sàn trả tiền về, dùng bước phân loại COD để khớp và làm sạch khoản "tiền đang chuyển".