Hướng dẫn Kết nối Kênh Giao Hàng với GTG CRM

Trong kinh doanh bán lẻ và thương mại điện tử, việc giao hàng nhanh chóng và hiệu quả là yếu tố then chốt để tạo sự hài lòng cho khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều đối tác vận chuyển, so sánh giá cước và theo dõi đơn hàng thường tốn rất nhiều thời gian. GTG CRM hiểu được điều này và đã tích hợp sẵn các kênh chuyển phát nhanh hàng đầu Việt Nam, giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình giao hàng ngay trong một hệ thống duy nhất.

Với tính năng kết nối kênh giao hàng, bạn có thể dễ dàng liên kết tài khoản Viettel Post và Giao Hàng Nhanh chỉ trong vài phút, đồng thời bật Grab Express - hãng giao nhanh nội thành theo yêu cầu - chỉ với một nút, không cần khóa API. Sau khi kết nối, mọi thao tác từ tạo đơn, so sánh giá cước, in vận đơn đến theo dõi trạng thái giao hàng đều được thực hiện ngay trên GTG CRM, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí vận chuyển. Người mua cũng theo dõi được đơn hàng trực tiếp sau khi tài xế lấy hàng.

Tính năng chính

Hệ thống kết nối kênh giao hàng của GTG CRM hỗ trợ đầy đủ các tính năng:

- Tích hợp các đối tác vận chuyển lớn nhất Việt Nam là Viettel Post, Giao Hàng Nhanh và Grab Express, đáp ứng mọi nhu cầu giao hàng từ nội thành đến liên tỉnh.

- Grab Express - giao nhanh nội thành theo yêu cầu: bật chỉ với một nút, không cần khóa API; hệ thống điều xe theo địa chỉ đầy đủ (định vị tọa độ GPS), tự kiểm tra vùng phục vụ và điều tài xế ngay khi bạn bấm "Sẵn sàng giao", hỗ trợ cả thu hộ COD lẫn trả trước.

- Kết nối một lần duy nhất thông qua tài khoản của bạn tại mỗi đối tác vận chuyển, sau đó sử dụng liên tục mà không cần đăng nhập lại.

- Người mua theo dõi đơn trực tiếp: sau khi tài xế lấy hàng, khách xem được trạng thái giao real-time, thời gian dự kiến (ETA) và dòng thời gian sự kiện ngay trên trang đơn, kèm nút "Theo dõi trên Grab" (bản đồ tài xế) hoặc liên kết tra cứu của hãng; hệ thống tự gửi một email "Đơn đang giao" kèm liên kết theo dõi.

- So sánh giá cước vận chuyển giữa các đối tác ngay khi tạo đơn, giúp bạn lựa chọn phương thức giao hàng với chi phí hợp lý nhất.

- Quản lý tập trung tất cả đơn giao hàng từ nhiều kênh vận chuyển khác nhau trong cùng một danh sách, dễ dàng tra cứu và theo dõi.

- Hỗ trợ cả hình thức tự giao hàng (Self-shipping) với ba phương thức ngay trên trang bán hàng: chuyển phát (COURIER), giao tận nơi từ cửa hàng (STORE_DELIVERY) và nhận tại cửa hàng (PICKUP).

- Lấy kho mặc định làm điểm xuất hàng (default-origin) và tự động định vị địa chỉ kho (auto-geocoding), có xem trước cho admin — tính cự ly và khu vực giao chính xác.

- Báo giá vận chuyển thương lượng (negotiable) cho các đơn ở khu vực cần thỏa thuận cước, kèm email gửi link thanh toán (pay-link) để khách trả phần cước này.

- Tự động đối soát COD khi đánh dấu "Đã giao" (Mark Delivered), giúp sổ sách thu hộ luôn khớp.

- Lưu trữ thông tin đăng nhập an toàn, bảo mật dữ liệu tài khoản vận chuyển của bạn theo tiêu chuẩn cao nhất.

Hướng dẫn Kết nối Kênh Giao Hàng

Bước 1: Truy cập vào quản lý đơn giao hàng

Từ trang chủ GTG CRM, tìm đến thanh menu bên trái màn hình. Bạn sẽ thấy cụm tính năng "Quản lý kho hàng" với nhiều mục con bên trong.

Nhấn chọn mục "Đơn giao hàng" để mở giao diện quản lý vận chuyển. Tại đây, nếu bạn đã có đơn hàng đang trong quá trình giao, hệ thống sẽ hiển thị danh sách đầy đủ các đơn hàng đó kèm theo trạng thái hiện tại.

Bước 2: Mở tab kênh chuyển phát nhanh

Ở phần đầu của giao diện đơn giao hàng, bạn sẽ thấy các tab điều hướng. Nhấn vào tab "Kênh chuyển phát nhanh" để xem danh sách các đối tác vận chuyển mà GTG CRM hỗ trợ tích hợp.

Tại đây, bạn sẽ thấy bốn lựa chọn chính:

Viettel Post - đối tác vận chuyển bưu chính quốc gia với mạng lưới phủ khắp cả nước, đặc biệt mạnh ở các tỉnh thành xa và vùng sâu vùng xa.

Giao Hàng Nhanh - đối tác chuyên về giao hàng nhanh trong nội thành và liên tỉnh, với tốc độ xử lý cao và giá cạnh tranh.

Grab Express - hãng giao nhanh nội thành theo yêu cầu, điều tài xế ngay sau khi bạn bấm "Sẵn sàng giao". Khác với Viettel Post và Giao Hàng Nhanh (cần đăng nhập tài khoản), Grab Express được bật chỉ với một nút, không cần khóa API. Xem chi tiết ở phần "Bật Grab Express" bên dưới.

Sales Shipping (Tự giao hàng) - tùy chọn tự vận chuyển khi bạn muốn nhân viên của mình trực tiếp giao hàng cho khách. Phần này nay hỗ trợ trọn vẹn: ba phương thức tại checkout (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), lấy kho mặc định làm điểm xuất, báo giá cước thương lượng kèm email pay-link, và tự đối soát COD khi giao xong. Xem chi tiết ở phần "Thiết lập Tự Giao Hàng (Self-shipping)" bên dưới.

Bước 3: Kết nối với Viettel Post

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ giao hàng của Viettel Post, nhấn vào nút "Kết nối" bên cạnh logo Viettel Post.

Một cửa sổ popup sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập thông tin tài khoản Viettel Post. Bạn cần điền đầy đủ các thông tin sau:

Tên đăng nhập hoặc số điện thoại mà bạn đã đăng ký với Viettel Post.

Mật khẩu của tài khoản Viettel Post.

Các thông tin xác thực khác nếu hệ thống yêu cầu, tùy thuộc vào cấu hình bảo mật của tài khoản Viettel Post của bạn.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút "Xác nhận" hoặc "Kết nối". Hệ thống sẽ tiến hành xác thực thông tin với server của Viettel Post. Quá trình này thường chỉ mất vài giây.

Bước 4: Kết nối với Giao Hàng Nhanh

Tiếp theo, để kết nối với Giao Hàng Nhanh, bạn thực hiện tương tự. Nhấn vào nút "Kết nối" bên cạnh logo Giao Hàng Nhanh.

Cửa sổ nhập thông tin đăng nhập Giao Hàng Nhanh sẽ hiện ra. Lưu ý rằng mỗi đối tác vận chuyển có thể yêu cầu các thông tin xác thực khác nhau:

Đối với Giao Hàng Nhanh, bạn có thể cần nhập token API hoặc mã xác thực thay vì tên đăng nhập mật khẩu thông thường.

Một số đối tác yêu cầu bạn lấy mã API từ trang quản lý của họ trước khi kết nối.

Hãy chuẩn bị sẵn các thông tin này trước khi tiến hành kết nối.

Điền đầy đủ thông tin được yêu cầu và nhấn "Xác nhận". Hệ thống sẽ kiểm tra và thiết lập kết nối với Giao Hàng Nhanh.

Bước 5: Bật Grab Express (giao nhanh nội thành)

Grab Express là kênh giao nhanh nội thành theo yêu cầu - tài xế được điều đến lấy hàng ngay khi bạn sẵn sàng, phù hợp cho F&B, hoa tươi, mỹ phẩm hay bất kỳ đơn nội thành cần giao trong ngày. Khác với Viettel Post và Giao Hàng Nhanh, bạn không cần đăng ký khóa API hay nhập tài khoản - GTG CRM đã kết nối sẵn với Grab, bạn chỉ cần bật lên.

Tại tab Kênh chuyển phát nhanh, tìm thẻ Grab Express và nhấn nút "Bật". Ngay sau đó Grab Express trở thành một tùy chọn giao hàng cho khách tại bước thanh toán trên storefront của bạn.

Một vài điểm cần biết về cách Grab Express hoạt động:

Điều xe theo địa chỉ đầy đủ và tự kiểm tra vùng phục vụ. Grab định vị điểm lấy và điểm giao bằng tọa độ GPS từ địa chỉ đầy đủ (không dùng mã tỉnh/quận/phường như hãng bưu chính). Hệ thống tự kiểm tra khoảng cách và chỉ hiển thị Grab Express khi đơn nằm trong bán kính giao được (giao nhanh nội thành); với đơn ở quá xa, khách sẽ không thấy tùy chọn Grab mà chọn hãng khác - nhờ vậy không có báo giá "ảo" cho quãng đường xe máy không giao nổi.

Điều tài xế ngay khi bạn bấm "Sẵn sàng giao". Vì Grab điều tài xế đến lấy hàng ngay lập tức, đơn Grab không đặt xe lúc khách vừa đặt hàng, mà đợi đến khi bạn xác nhận hàng đã đóng gói xong và nhấn "Sẵn sàng giao" (Ready to ship). Lúc đó Grab mới tìm và điều tài xế, tránh việc tài xế đến khi hàng chưa sẵn sàng. Grab Express hỗ trợ cả thu hộ COD lẫn thanh toán trước, giống như các hãng còn lại.

Trạng thái hợp nhất, cập nhật real-time. Đơn Grab đi qua các trạng thái thống nhất với GHN/Viettel Post: đang tìm tài xế → đã lấy hàng → đang giao → giao thành công, cập nhật tự động qua kết nối theo dõi của Grab.

Bước 6: Hoàn tất và kiểm tra kết nối

Sau khi kết nối thành công cả hai kênh, bạn sẽ thấy trạng thái "Đã kết nối" hiển thị bên cạnh mỗi đối tác vận chuyển. Biểu tượng màu xanh hoặc dấu tick xác nhận sẽ cho bạn biết kết nối đã hoạt động bình thường.

Từ thời điểm này, mỗi khi tạo đơn giao hàng mới từ GTG CRM, hệ thống sẽ tự động lấy giá cước từ Viettel Post, Giao Hàng Nhanh và Grab Express (khi đơn nằm trong vùng Grab phục vụ) để bạn so sánh và lựa chọn. Bạn không cần phải đăng nhập lại vào các tài khoản này nữa.

Hãy lưu ý ghi nhớ hoặc lưu lại thông tin tài khoản bạn đã sử dụng để kết nối. Điều này sẽ hữu ích trong trường hợp bạn cần đăng nhập trực tiếp vào trang web của đối tác vận chuyển để kiểm tra chi tiết hoặc thực hiện các thao tác nâng cao khác.

Thiết lập Tự Giao Hàng (Self-shipping)

Nếu bạn có đội giao hàng riêng hoặc phục vụ trong bán kính địa phương — F&B, tiệm hoa, cửa hàng nội khu — Self-shipping cho phép bạn chủ động bán và giao bằng chính nguồn lực của mình, trong khi toàn bộ đơn hàng, phí ship và trạng thái giao vẫn được quản lý tập trung trên GTG CRM.

Để phương thức tự giao hiển thị trên storefront cho khách lựa chọn, bạn cần đảm bảo đồng thời hai điều kiện: cấu hình Self Shipping phải được bật với ít nhất một mức cước, và kho mặc định phải có địa chỉ đã định vị tọa độ thành công. Nếu thiếu một trong hai, tùy chọn tự giao sẽ không xuất hiện tại bước checkout của khách hàng.

Bước 1: Bật Self Shipping và cấu hình mức cước vận chuyển

Từ menu bên trái, vào Quản Lý Kho Hàng → Đơn Giao Hàng, sau đó chọn tab Kênh chuyển phát nhanh. Tại đây bạn thấy ba lựa chọn: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, và thẻ Self Shipping nằm bên phải cùng nút CẤU HÌNH.

Nhấn CẤU HÌNH để mở bảng cài đặt tự giao. Bật toggle Self Shipping lên ON, rồi thêm các dòng cước vận chuyển bằng nút thêm mới.

Mỗi dòng cước là một quy tắc tính phí ship dựa trên khu vực giao và điều kiện giỏ hàng. Khi khách đặt hàng, hệ thống tính cự ly từ kho đến địa chỉ khách, đối chiếu với từng dòng theo thứ tự ưu tiên, và áp dụng dòng đầu tiên thoả tất cả điều kiện. Bảng dưới đây mô tả ý nghĩa từng trường:

Trường Mô tả

Tên Tên hiển thị với khách tại bước checkout, ví dụ "Giao nội thành" hoặc "Giao nhanh 2h"

Khu vực Same City (≤ 15km từ kho), Intra City (≤ 50km), Negotiable (> 50km hoặc không xác định), Free Ship

Giá Mức phí ship; tự động bằng 0 nếu chọn FREESHIP hoặc NEGOTIABLE

Đơn vị tiền VND hoặc USD

Cân nặng tối đa Giỏ hàng vượt ngưỡng này bỏ qua dòng cước này

Giá trị tối thiểu Giỏ hàng dưới mức này bỏ qua dòng cước này — dùng để tạo bậc giá hoặc miễn phí ship

Bật/tắt Tắt tạm thời một mức cước mà không cần xóa

Thứ tự ưu tiên giữa các dòng cước được điều chỉnh bằng mũi tên lên xuống ngay trong bảng. Một cách dùng phổ biến là tạo bậc giá: đặt dòng "Same City 5.000đ (giá trị tối thiểu 500.000đ)" lên trên dòng "Same City 15.000đ (giá trị tối thiểu 0đ)". Khách nội thành mua nhiều trả phí thấp hơn, khách mua ít trả mức thông thường. Tương tự, một dòng FREESHIP với giá trị tối thiểu sẽ ghi đè toàn bộ các dòng cước khác — bất kể khu vực — khi giỏ hàng đạt ngưỡng đó.

Bước 2: Thiết lập kho mặc định làm điểm xuất hàng

Hệ thống cần biết vị trí kho của bạn để tính cự ly đến địa chỉ từng khách và xác định khu vực giao hàng. Vì vậy, trước khi Self Shipping có thể hiển thị trên storefront, bạn phải chỉ định một kho làm điểm xuất hàng mặc định.

Vào Quản Lý Kho Hàng → Kho Hàng, nhấn vào dòng kho bạn muốn dùng để mở form chỉnh sửa.

Trong form chỉnh sửa, tìm toggle "Đặt làm kho mặc định (Shop Delivery)" và bật lên. Tiếp theo, nhập đầy đủ và chính xác địa chỉ kho rồi nhấn Lưu. Ngay sau khi lưu, hệ thống gửi địa chỉ lên bản đồ OpenStreetMap để tự động định vị tọa độ (auto-geocoding). Sau vài giây, form hiển thị dòng "Geocoded at: [thời gian]" kèm tọa độ latitude/longitude - đây là xác nhận việc định vị đã thành công và bạn có thể lưu chính thức.

Mỗi workspace chỉ có một kho mặc định tại một thời điểm. Khi bạn bật kho khác làm mặc định, kho cũ tự động bị bỏ mà không cần tắt tay. Nếu địa chỉ nhập vào không định vị được, Self Shipping sẽ không xuất hiện cho khách cho đến khi bạn sửa lại địa chỉ đúng hơn.

Bước 3: Xử lý đơn khu vực cần thỏa thuận cước

Khi khách đặt hàng từ địa chỉ nằm ngoài 50km tính từ kho, hoặc hệ thống không xác định được khu vực giao, khách thấy thông báo "Liên hệ shop" tại bước chọn phương thức vận chuyển. Đơn được tạo với trạng thái Chờ báo phí ship và chưa thu tiền - hệ thống đang chờ admin xác nhận mức cước phù hợp.

Để xử lý, vào Quản Lý Kho Hàng → Đơn Giao Hàng, tìm đơn có nhãn màu vàng "Chờ báo phí ship" và mở ra.

Nhấn nút Confirm Quote (Xác nhận báo giá). Một form nhỏ hiện ra cho bạn điền mức cước thương lượng, ghi chú thời gian giao dự kiến (ví dụ "Giao trong 3–5 ngày"), và số tracking nếu cần (ví dụ link chia sẻ Ahamove). Sau khi bấm Xác nhận, hệ thống lưu phí ship vào đơn và gửi email cho khách trong khoảng 10 giây. Email kèm link thanh toán (pay-link) để khách quay lại storefront và hoàn tất khoản phí ship này. Khi khách thanh toán xong, đơn chuyển sang trạng thái Confirmed và sẵn sàng để giao.

Email được gửi theo ngôn ngữ của đơn, Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh, tuỳ theo thiết lập ngôn ngữ khi khách đặt hàng. Nếu khách không để lại email, bước gửi mail tự bỏ qua mà không ảnh hưởng gì đến luồng xử lý. Trong trường hợp bạn lỡ nhấn Confirm Quote hai lần trên cùng một đơn đã xác nhận, hệ thống nhận diện và bỏ qua lần hai — không gửi email trùng, không ghi dữ liệu thừa.

Bước 4: Đánh dấu đã giao và tự đối soát COD

Khi đơn hàng đã được giao thực tế, mở chi tiết đơn và nhấn Mark as Delivered (Đánh dấu đã giao). Trạng thái đơn cập nhật về "Đã giao thành công".

Với đơn COD (thu hộ tiền mặt), ngay khi bạn nhấn nút này, hệ thống tự động ghi nhận trạng thái thu tiền là đã thu và đóng dấu thời điểm thu hộ. Sổ sách thu hộ khớp ngay, không cần ghi tay hay đối chiếu thêm. Nếu cần điều chỉnh sau, bạn vẫn có thể sửa trạng thái thanh toán trực tiếp từ trang chi tiết đơn. Bấm Mark as Delivered lần hai trên đơn đã ghi nhận trước đó là vô hiệu — hệ thống không ghi đè.

💡 Mẹo: Khai trọng lượng & kích thước cho sản phẩm (trong Sản phẩm/Kho) để cước phí tính chính xác; nếu chưa khai, hệ thống dùng mặc định an toàn.

Người mua theo dõi đơn hàng trực tiếp

Một điểm cộng lớn cho trải nghiệm khách hàng: sau khi tài xế lấy hàng, người mua có thể tự theo dõi đơn của mình trực tiếp ngay trên trang đơn hàng của storefront (/account/orders/... hoặc trang tra cứu đơn cho khách vãng lai), áp dụng cho mọi hãng - Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post và cả đơn tự giao.

Trên trang đơn, khách thấy:

• Trạng thái giao real-time được Việt hóa (đang tìm tài xế, đã lấy hàng, đang giao, đã giao...) thay vì chỉ có số vận đơn.
• Thời gian giao dự kiến (ETA) và dòng thời gian sự kiện của đơn, cập nhật theo tiến trình thực tế.
• Nút "Theo dõi trên Grab" mở trang bản đồ tài xế real-time của Grab; với GHN/Viettel Post là liên kết tra cứu công khai của hãng. Nút chỉ hiện khi hãng cung cấp liên kết theo dõi (thường sau khi tài xế đã lấy hàng).

Ngoài ra, ngay khi đơn xuất phát (tài xế lấy hàng xong), GTG CRM tự gửi một email "Đơn đang giao" cho khách, kèm liên kết theo dõi làm nút hành động chính. Email này gửi đúng một lần cho mỗi đơn, theo ngôn ngữ của đơn (Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh). Nếu khách không để lại email, bước gửi mail được bỏ qua mà không ảnh hưởng đến đơn.

Nhờ vậy khách chủ động biết "đơn của mình đang ở đâu, bao giờ tới", giảm hẳn số cuộc gọi/tin nhắn hỏi tình trạng giao hàng cho shop.

Lợi ích khi sử dụng GTG CRM quản lý giao hàng

Tiết kiệm thời gian đáng kể nhờ không phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều trang web của các đơn vị vận chuyển khác nhau. Tất cả thao tác được tập trung tại một nơi duy nhất.

Tối ưu chi phí vận chuyển thông qua việc so sánh giá cước tự động giữa các đối tác. Bạn luôn có thể chọn phương thức giao hàng với mức giá hợp lý nhất cho từng đơn hàng cụ thể.

Quản lý thống nhất toàn bộ quy trình từ đơn hàng, tồn kho đến giao hàng trong cùng một hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất vận hành.

Theo dõi trạng thái giao hàng real-time ngay trên GTG CRM mà không cần truy cập vào từng trang web riêng lẻ của đối tác vận chuyển.

Dễ dàng mở rộng kinh doanh đa kênh nhờ hệ thống hỗ trợ sẵn các đối tác vận chuyển lớn, phù hợp cho cả người bán lẻ lẫn người bán trên nhiều sàn thương mại điện tử.

Lưu ý quan trọng

Trước khi kết nối, hãy đảm bảo bạn đã có tài khoản hoạt động tại Viettel Post hoặc Giao Hàng Nhanh. Nếu chưa có, bạn cần đăng ký trực tiếp với họ trước. Riêng Grab Express không cần tài khoản hay khóa API - chỉ cần bấm "Bật" là dùng được ngay.

Thông tin đăng nhập bạn cung cấp cho GTG CRM được mã hóa và bảo mật theo tiêu chuẩn cao. Tuy nhiên, hãy đảm bảo không chia sẻ thông tin này cho người khác.

Một số đối tác vận chuyển có thể yêu cầu xác thực hai yếu tố hoặc cấp quyền API đặc biệt. Hãy làm theo hướng dẫn của họ để lấy thông tin xác thực chính xác.

Nếu bạn thay đổi mật khẩu tại trang web của đối tác vận chuyển, nhớ cập nhật lại thông tin kết nối trên GTG CRM để tránh gián đoạn dịch vụ.