Bài viết này hướng dẫn từng bước chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) bằng GTG CRM — từ thiết lập ban đầu đến xuất hóa đơn hàng ngày và xử lý sai sót.

Bước 0: Chuẩn Bị Trước Khi Bắt Đầu

Trước khi xuất HĐĐT, bạn cần chuẩn bị:

Mục Mô tả
✅ Đăng ký MST Có mã số thuế (cá nhân hoặc doanh nghiệp)
✅ Đăng ký HĐĐT với CQT Đăng ký sử dụng HĐĐT tại Chi cục Thuế quản lý
✅ Chứng thư số (Token/USB ký số) Dùng để ký điện tử trên hóa đơn
✅ Tài khoản GTG CRM Đăng ký tại gtgcrm.com

Bước 1: Thiết Lập Thông Tin Doanh Nghiệp

Đăng nhập GTG CRM → Cài đặt → Thông tin doanh nghiệp:

```

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH ABC

Mã số thuế: 0123456789

Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TP.HCM

Điện thoại: 028 1234 5678

Email: info@abc.com.vn

Người đại diện: Nguyễn Văn A

```

Bước 2: Thiết Lập Mẫu Hóa Đơn

Vào Quản lý Hóa đơn → Cài đặt mẫu:

  1. Chọn loại hóa đơn:
  • Hóa đơn GTGT (thuế suất 5%, 8%, 10%)
  • Hóa đơn bán hàng (không có thuế GTGT)
  1. Chọn mẫu hiển thị:
  • Logo doanh nghiệp
  • Thông tin footer
  • Ghi chú mặc định
  1. Thiết lập ký hiệu hóa đơn:
  • Ký hiệu mẫu: 1C24TAA (ví dụ)
  • Hệ thống tự tạo số hóa đơn liên tiếp

Bước 3: Xuất Hóa Đơn Thủ Công

Cách 1: Tạo hóa đơn mới

  1. Vào Hóa đơn → Tạo mới
  2. Nhập thông tin người mua:
  • Tên công ty / cá nhân
  • MST (nếu là DN)
  • Địa chỉ
  1. Thêm sản phẩm/dịch vụ:
  • Tên hàng hóa
  • Đơn vị tính
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • Thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Kiểm tra tổng tiền
  2. Click "Ký & Xuất hóa đơn"
  3. Ký số bằng token/USB
  4. Hóa đơn được gửi đến CQT (nếu HĐĐT có mã) và gửi cho khách qua email
Tạo hoá đơn mới

Cách 2: Xuất hóa đơn từ đơn hàng

  1. Vào Đơn hàng → chọn đơn hàng đã hoàn thành
  2. Click "Xuất hóa đơn"
  3. Hệ thống tự điền thông tin từ đơn hàng:
  • Thông tin người mua (từ CRM)
  • Danh sách sản phẩm (từ đơn hàng)
  • Tổng tiền
  1. Kiểm tra → Ký & Xuất
Tự động xuất hoá đơn khi đơn hàng hoàn thành

Bước 4: Xuất Hóa Đơn Tự Động (Automation)

Thiết lập automation để hệ thống tự xuất HĐĐT:

```

Trigger: Đơn hàng chuyển trạng thái "Hoàn thành"

↓

Action 1: Tạo hóa đơn điện tử (thông tin từ đơn hàng)

↓

Action 2: Ký số tự động (nếu có chứng thư số HSM)

↓

Action 3: Gửi CQT

↓

Action 4: Gửi email cho khách (đính kèm PDF hóa đơn)

```

Lưu ý: Ký số tự động yêu cầu chứng thư số dạng HSM (Hardware Security Module) — khác với USB token thông thường. Liên hệ nhà cung cấp chứng thư số để nâng cấp.

Bước 5: Xuất Hóa Đơn Hàng Loạt

Khi cần xuất nhiều hóa đơn cùng lúc:

  1. Vào Đơn hàng → chọn nhiều đơn (tick checkbox)
  2. Click "Xuất HĐ hàng loạt"
  3. Hệ thống tạo hóa đơn cho tất cả đơn đã chọn
  4. Review danh sách hóa đơn
  5. Ký & Xuất tất cả

Bước 6: Xử Lý Sai Sót

Hóa đơn sai tên/địa chỉ (không sai MST và số tiền):

  1. Vào hóa đơn cần sửa
  2. Chọn "Thông báo sai sót"
  3. Hệ thống gửi thông báo đến CQT
  4. Không cần xuất hóa đơn mới

Hóa đơn sai MST, số tiền, thuế suất:

  1. Vào hóa đơn cần sửa
  2. Chọn "Xuất HĐ thay thế" hoặc "Xuất HĐ điều chỉnh"
  3. Nhập thông tin đúng
  4. Ký & Xuất hóa đơn mới
  5. Hóa đơn cũ được đánh dấu "Đã thay thế/điều chỉnh"

Hủy hóa đơn:

  1. Chọn hóa đơn → "Hủy hóa đơn"
  2. Nhập lý do hủy
  3. Hệ thống gửi thông báo hủy đến CQT

Bước 7: Báo Cáo & Quản Lý

Dashboard hóa đơn cung cấp:

  • Tổng số hóa đơn đã xuất (theo ngày/tháng/năm)
  • Tổng doanh thu từ hóa đơn
  • Hóa đơn theo trạng thái (đã xuất, đã hủy, đã điều chỉnh)
  • Xuất Excel/PDF để gửi cho kế toán

Kết Luận ###

Xuất hóa đơn điện tử với GTG CRM được thiết kế để đơn giản hóa toàn bộ quy trình: từ thiết lập thông tin doanh nghiệp, tạo hóa đơn, ký số, gửi cơ quan thuế cho đến quản lý và tra cứu sau này. Nhờ khả năng liên kết trực tiếp với đơn hàng, sản phẩm và dữ liệu khách hàng, bạn có thể tạo hóa đơn nhanh chóng, giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót.

Khi kết hợp với automation, doanh nghiệp còn có thể thiết lập quy trình tự động: đơn hàng hoàn thành → tạo hóa đơn → ký số → gửi cho khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ quy định và giúp việc quản lý hóa đơn trở nên rõ ràng, dễ kiểm soát hơn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

FAQ

Q: Tôi cần bao nhiêu credits để xuất 1 hóa đơn?

A: Chi phí xuất HĐĐT phụ thuộc vào gói sử dụng. Với gói Cơ Bản (199K/tháng, 80,000 credits), bạn có thể xuất hàng nghìn hóa đơn/tháng.

Q: Có hỗ trợ hóa đơn bằng ngoại tệ không?

A: Có. GTG CRM hỗ trợ xuất hóa đơn bằng VNĐ và ngoại tệ (USD, EUR...) với tỷ giá quy đổi.

Q: Nếu mất internet thì sao?

A: HĐĐT yêu cầu kết nối internet để gửi CQT. Bạn có thể tạo hóa đơn nháp (draft) khi offline, sau đó ký & xuất khi có internet.

Q: Khách hàng nhận hóa đơn như thế nào?

A: Qua email (PDF đính kèm) hoặc tra cứu trực tuyến bằng mã tra cứu trên hóa đơn.