Phân Quyền là gì?

Phân Quyền trong GTG CRM giúp doanh nghiệp quy định rõ ràng: - Mỗi người dùng có thể xem những gì - Có thể chỉnh sửa những dữ liệu nào - Được phép thực hiện thao tác nào trong hệ thống

Thông qua việc thiết lập vai trò (role) với quyền hạn cụ thể, doanh nghiệp đảm bảo mỗi người chỉ làm đúng phần việc của mình.

Tại sao Doanh nghiệp cần Phân Quyền?

Rủi ro khi KHÔNG có Phân Quyền

Vấn đề Hậu quả
Dữ liệu bị truy cập tự do Thông tin khách hàng, doanh thu bị lộ
Công việc bị chồng chéo Nhiều người cùng xử lý 1 task
Sai sót không kiểm soát Xóa nhầm, sửa nhầm dữ liệu quan trọng
Thông tin quan trọng bị lộ Nhân viên thấy lương, chi phí, chiến lược

Lợi ích khi Có Phân Quyền

Lợi ích Mô tả
Vận hành an toàn Mỗi người chỉ thấy/làm đúng phần việc
Tránh sai sót Không ai vô tình xóa/sửa dữ liệu quan trọng
Dễ mở rộng Thêm nhân viên mới chỉ cần gán role
Dễ quản lý Biết rõ ai làm gì, trách nhiệm rõ ràng

Các Vai trò Mặc định

GTG CRM cung cấp sẵn 3 vai trò mặc định:

Administrator

  • Quyền cao nhất trong hệ thống
  • Có thể thực hiện tất cả thao tác trên platform
  • Tự động có quyền truy cập Settings

Marketing Manager

  • Quản lý các chiến dịch marketing
  • Xem báo cáo, thống kê
  • Quản lý team marketing

Marketing Staff

  • Thực hiện các công việc marketing hàng ngày
  • Quyền hạn giới hạn hơn Manager

Custom Quyền theo Module

Tùy chỉnh quyền cho từng module với toggle bật/tắt:

Module Các quyền có thể cấp
Automation Workflow Create, View, Update, Delete
Landing Page Create, Update, Publish, Unpublish, Delete, Modify Custom Domain
Marketing View Social Posts, Manage Campaigns
CRM View All Contacts, Import, Export, Edit, Delete
Email Create, Send, View Reports
Messaging View, Reply, Manage Channels
Product Hub Manage Products, View Inventory
E-commerce Manage Orders, View Reports
Billing View Invoice, Manage Payment
Settings Manage Workspace, Manage Users

Tên Quyền Chuẩn hóa DOMAIN_ACTION_OBJECT

Quy tắc Đặt tên

Tất cả tên quyền trong GTG CRM được chuẩn hóa theo Convention A - DOMAIN_ACTION_OBJECT:

DOMAIN_ACTION_OBJECT
  │         │       │
  │         │       └── Object (đối tượng tác động: INVOICE, USER, CONTACT...)
  │         └── Action (hành động: VIEW, CREATE, MANAGE, DELETE...)
  └── Domain (lĩnh vực: BILLING, WORKSPACE, CRM, AUTOMATION...)

Ví dụ Tên Quyền Convention A

Domain Tên Quyền Ý nghĩa
BILLING_ BILLING_VIEW_INVOICE Xem hóa đơn
BILLING_ BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD Thêm phương thức thanh toán
WORKSPACE_ WORKSPACE_ACTION_USER Quản lý người dùng workspace
WORKSPACE_ WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER Xem thông tin billing
AUTOMATION_ AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE Tạo automation workflow
AUTOMATION_ AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE Xóa automation workflow
CRM_ CRM_OBJECT_VIEW Xem đối tượng CRM
CRM_ CRM_VIEW_ALL_CONTACT Xem tất cả liên hệ

Tại sao cần Convention A?

Trước đây, tên quyền không nhất quán: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING — khó hiểu và khó quản lý khi doanh nghiệp có hàng chục quyền khác nhau.

Convention A giải quyết vấn đề này bằng cách: - Phân nhóm rõ ràng theo Domain → dễ tìm quyền liên quan - Hành động nhất quán → VIEW luôn là xem, CREATE luôn là tạo - Dễ audit → chỉ cần tìm BILLING_ để xem mọi quyền liên quan billing

Administrator Tự động Truy cập Settings

Người dùng có vai trò Administrator tự động có quyền truy cập toàn bộ Settings - không cần gán thêm bất kỳ quyền nào.

Quy trình Phân Quyền

┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌─────────────┐
│  Tạo Role   │ ─► │  Custom     │ ─► │  Gán Role   │
│  mới        │    │  Quyền      │    │  cho User   │
└─────────────┘    └─────────────┘    └─────────────┘
      │                  │                  │
      ▼                  ▼                  ▼
   Đặt tên,          Bật/tắt            Chọn user,
   mô tả             từng quyền         chọn role

Ví dụ: Phân quyền cho các phòng ban

Vai trò Domain chính Ví dụ quyền Convention A
CEO/Owner Tất cả Administrator
Sales CRM, Messaging, Email CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW
Marketing Marketing, Ads, Landing Page AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, LANDING_PAGE_CREATE
Support Messaging, Ticket CRM_OBJECT_VIEW (read-only)
Warehouse Product, Order (module-specific)
Finance Billing BILLING_VIEW_INVOICE, BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD

Tổng kết

Với Phân Quyền trong GTG CRM:

  • Mở rộng đội ngũ mà vẫn giữ kiểm soát
  • Bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp
  • Tên quyền chuẩn Convention A - rõ ràng, dễ audit
  • Administrator tự động có Settings - không còn misconfiguration
  • Vận hành chuyên nghiệp như doanh nghiệp lớn